Pressespiegel

08.2015, Ärzte Zeitung

Tagestitel für Mediziner


Digitale Rechnungen rufen den Fiskus auf den Plan

Elektronische Rechnungen werden immer mehr zur Selbstverständlichkeit. Dabei wird oft übersehen, dass auch der Rechnungs­empfänger strenge Regeln beachten muss, sonst droht Ärger mit dem Fiskus.

Mönchengladbach. Während Rech­nungsaussteller vor Start des soge­nannten „E-Invoicing“ - der digitalen Rechnungsstellung - eingehende Vor­bereitungen treffen müssen, flattern digitale Abrechnungen Empfängern zum Teil unvermittelt ins Haus. Emp­fänger elektronischer Rechnungen sollten die steuerlichen Pflichten je­doch keinesfalls unterschätzen, warnt die Wirtschaftskanzlei WWS in Mön­chengladbach. Denn der Empfang elektronischer Abrechnungsdoku­mente birgt einige steuerliche Fall­stricke. Die mitunter zu Steuernach­zahlungen oder Bußgeldern führen können.

Archivierung auf Papier reicht nicht

Grundsätzlich müssen digitale Rech­nungen die gleichen formalen Rech­nungskriterien erfüllen wie Papier­rechnungen. Leicht werden bei der Belegprüfung am Bildschirm Fehler übersehen. Es ist daher sinnvoll, allen Praxismitarbeitern, die die Rechnun­gen prüfen. Checklisten an die Hand zu geben, mit denen sie die formale und inhaltliche Richtigkeit lückenlos prüfen können. Darüber hinaus müs­sen Rechnungsempfänger die Echt­heit der Herkunft und die Unver­sehrtheit des Dokuments sicherstel­len. Dies kann eine elektronische Sig­natur oder die Übermittlung per Elec­tronic Data Interchange (EDD-Ver- fahren automatisch gewährleisten.

Neben der Rechnungskontrolle er­fordert auch die Archivierung digita­ler Rechnungen erhöhte Aufmerk­samkeit. Der Ausdruck eines digitalen Dokuments auf Papier und die an­schließende Belegablage reichen aus Sicht der Finanzverwaltung für Archi- vierungszwecke nicht aus. Eine elekt­ronische Rechnung muss grundsätz­lich in dem Datenformat aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sein, in dem sie empfangen wurde. Die Folge: Betriebe - also auch Arztpraxenmüssen auch die Softwareprogramme zur Anzeige und Auswertung der Da­teien während der gesetzlichen Auf­bewahrungspflicht von zehn Jahren Vorhalten. Andernfalls kann es spätes­tens bei einer Betriebsprüfung zu bö­sen Überraschungen kommen.

Vorsicht mit Buchungsvermerken

Viele Rechnungssteller versenden Ab­rechnungen zudem per E-Mail Bis­weilen enthält auch die E-Mail steu­errelevante Daten wie etwa einen Hinweis auf Skonto. Dann müssen Rechnungsempfänger nicht nur die digitale Rechnung, sondern auch die E-Mail mit allen Anhängen und Ver­knüpfungen aufbewahren. Verstöße gegen die Aufbewahrungsvorschriffen gelten als Ordnungswidrigkeit. Bei nachlässiger Handhabung ist der Vor­steuerabzug gefährdet. Zudem kön­nen die Finanzbehörden Geldbußen von bis zu 5000 Euro verhängen.

Auch für die Bearbeitung einge­hender digitaler Rechnungen machen die Einanzbehörden strenge Vorga­ben. Das Anbringen von Informatio­nen wie Buchungsvermerken. Inde­xierungen oder Barcodes darf keinen Einfluss auf die Lesbarkeit des Origi- nalzustands haben. Die Betriebe müs­sen alle elektronischen Bearbeitungs­vorgänge protokollieren und zusam­men mit dem digitalen Dokument ab­speichern. Nur so ist die Nachvoll­ziehbarkeit und Prüfbarkeit des Origi­nals und seiner Ergänzungen gewähr­leistet.

Versteckt In den AGBs

Praxen müssen elektronische Rech­nungen aber nicht zwangsläufig dul­den. Der Rechnungsaussteller muss vorab das Einverständnis des Emp­fängers einholen. Doch Vorsicht: Eine Zustimmung kann auch durch die An­erkennung der Allgemeinen Ge­schäftsbedingungen erfolgen, die den Versand digitaler Rechnungen ein­schließt.

Quelle: Ärzte Zeitung

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Torsten Lambertz
Diplom-Kaufmann (FH), Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
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