Pressespiegel

11.2015, Der Allgemeinarzt

Führender Fachtitel für Allgemeinärzte


Vorsicht beim Eingang digitaler Rechnungen

Elektronische Rechnungen werden in der Wirtschaft zur Selbst­verständlichkeit. Neben dem Rechnungsaussteller müssen aber auch die Rechnungsempfänger strenge Regeln einhalten. Häu­fige Fehler und wie man sie vermeidet.

Immer mehr Rechnungen werden auf elektronischem Wege übermittelt. Wäh­rend Rechnungsaussteller vor einem Start des sogenannten „E-Invoicing" eingehende Vorbe­reitungen treffen müssen, flattern digitale Ab­rechnungen den Empfängern zum Teil unver­mittelt ins Haus. Der Empfang elektronischer Abrechnungsdokumente birgt jedoch einige steuerliche Fallstricke. Praxisinhaber sollten deshalb die Handhabung digitaler Rechnun­gen überprüfen und Fehlerquellen systema­tisch beseitigen. Ansonsten drohen hohe Steuernachzahlungen oder Bußgelder.

„Empfänger elektronischer Rechnungen soll­ten die steuerlichen Pflichten keinesfalls unterschätzen" warnt Torsten Lambertz, Steuerberater bei der Mönchengladbacher Wirtschaftskanzlei WWS. Grundsätzlich müs­sen digitale Rechnungen die gleichen formalen Rechnungskriterien erfüllen wie Papierrechnun­gen. Da bei der Belegprüfung am Bildschirm leicht Fehler übersehen werden, sollten die Mitarbeiter die formale und inhaltliche Rich­tigkeit der Rechnungen anhand von Checklis­ten prüfen können.

Echtheit, Unversehrtheit und Archivierung

Darüber hinaus müssen Rechnungsempfän­ger die Echtheit der Herkunft und die Unver­sehrtheit des Dokuments sicherstellen. Dies kann durch eine elektronische Signatur, die Übermittlung per Electronic Data Interchange (EDI)-Verfahren oder durch individuelle Kontrollverfahren geschehen.

Neben der Rechnungskontrolle erfordert auch die Archivierung digitaler Rechnungen erhöhte Aufmerksamkeit. „Der Ausdruck eines digitalen Dokuments auf Papier und die anschließende Belegablage reichen aus Sicht der Finanzver­waltung für Archivierungszwecke nicht aus" betont Lambertz. „Eine elektronische Rech­nung muss grundsätzlich in dem Datenfor­mat aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sein, in dem sie empfangen wurde." Die Folge: Praxen müssen auch die Softwareprogramme zur Anzeige und Auswertung der Dateien wäh­rend der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren Vorhalten. Andernfalls kann es spätestens bei einer Betriebsprüfung zu bö­sen Überraschungen kommen.

Rechnungsdaten in E-Mails

Viele Rechnungssteller versenden Abrechnun­gen per E-Mail. Bisweilen enthält auch die E-Mail steuerrelevante Daten wie etwa einen Hinweis auf Skonto. Dann muss nicht nur die digitale Rechnung, sondern auch die E-Mail mit allen Anhängen und Verknüpfungen auf­bewahrt werden. „Verstöße gegen die Aufbe­wahrungsvorschriften gelten als Ordnungs­widrigkeit" warnt Lambertz. „Bei nachlässiger Handhabung können die Finanzbehörden Geld­bußen von bis zu 5000 Euro verhängen. Zu­dem ist ein eventueller Vorsteuerabzug ge­fährdet." Das Anbringen von Informationen wie Buchungsvermerken, Indexierungen oder Barcodes darf keinen Einfluss auf die Lesbar­keit des Originalzustands haben. Unternehmen müssen alle elektronischen Bearbeitungsvor­gänge protokollieren und zusammen mit dem digitalen Dokument abspeichern. Nur so ist die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Origi­nals und seiner Ergänzungen gewährleistet.

Empfänger muss zustimmen

Empfänger müssen elektronische Rechnungen nicht zwangsläufig dulden - der Rechnungsaus­steller muss vorab deren Einverständnis einho­len. Doch „eine Zustimmung kann auch durch die Anerkennung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen erfolgen, die den Versand digita­ler Rechnungen einschließt" sagt Lambertz.

Wenn die Einhaltung aller steuerlichen Vorga­ben nicht gewährleistet ist, sollte man sicher­heitshalber auf Papierrechnungen bestehen. Richtig eingesetzt bieten digitale Rechnun­gen jedoch Vorteile: Rechnungssteller sparen Zeit und Kosten, die Empfänger können Bele­ge räumlich und zeitlich unabhängig zur wei­teren Bearbeitung zugänglich machen.

Quelle: Der Allgemeinarzt

Korrespondenz mit:

Portrait & Vita
Torsten Lambertz
Diplom-Kaufmann (FH), Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
Tel.: 02166 971-260
Fax: 02166 971-200
E-Mail: tlambertz@wws-mg.de

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