06.2020

GoBD: Weitreichende Änderungen für Unternehmen

„Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) enthalten Vorgaben für den Einsatz von EDV-Systemen aller Art, die steuerrelevante Daten direkt oder indirekt erfassen oder verarbeiten. Mit der GoBD werden die Anforderungen, denen Bücher und Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen genügen müssen, auf die hierbei eingesetzten EDV-System ausgedehnt und nur unter Einhaltung dieser Vorgaben wird ein Geschäftsvorfall als ordnungsgemäß eingestuft. Hierzu enthält die GoBD Mindestanforderungen an Prozesse, Systeme, Datensicherheit, das Interne Kontrollsystem (IKS) und die Verfahrensdokumentationen.

Jetzt hat die Finanzverwaltung geänderte „Grundsätze“ (Schreiben vom 28.11.2019 (IV A 4 – S 0316/19/1003:001)) veröffentlicht und ergänzende Hinweise zur Datenträgerüberlassung gegeben. Diese gelten seit Anfang des Jahres und lösen die ursprünglichen Regeln ab, die 2014 eingeführt wurden. Für Steuerpflichtige ergeben sich durch die GoBD-Überarbeitung fast ausschließlich Verbesserungen und Klarstellungen.

Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht

Beispielsweise kann auf die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalles verzichtet werden, wenn es nachweislich technisch, betriebswirtschaftlich und/oder praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Das gilt insbesondere beim Führen einer sogenannten „offenen Ladenkasse“. Wird ein elektronisches System verwendet, gilt stets die Pflicht zur Einzelaufzeichnung.

Bildliche Belegerfassung wird vereinfacht

Durch den neuen, einheitlichen Begriff „bildliches Erfassen“ (statt bisher „Scannen“) wird im Schreiben des BMF aktuellen technischen Entwicklungen zum „Abfotografieren“, etwa mit einem Smartphone, Rechnung getragen. Damit existieren nun auch die notwendigen Rahmenbedingungen für ein mobiles ersetzendes Scannen. Derartige Fotografien dürfen auch im Ausland erstellt werden, wenn der Beleg dort entstanden ist.

Aufzubewahren ist der buchungsbegründende Beleg. Dies kann auch das tatsächlich weiterverarbeitete, digitale Format sein. Wesentlich ist, dass der vollständige Dateninhalt gespeichert ist und das Format über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügt. Eine Verfahrensdokumentation ist weiterhin notwendig. Änderungen am dokumentierten Verfahren müssen historisch nachvollziehbar sein.

Erleichterungen bei Aufbewahrung der Ursprungsversion

Dazu kommt: Werden Originaldateien in Inhouse-Formate konvertiert, müssen die ursprünglichen Dateien nicht mehr aufbewahrt werden, sofern durch die Konvertierung keine bildliche oder inhaltliche Veränderung erfolgt, keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen und Datenzugriff und maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzbehörde weiterhin gewährleistet bleiben. Wichtig auch hier, es muss eine entsprechende, historisch nachvollziehbare Verfahrensdokumentation vorgehalten werden.

Ebenfalls neu sind die Ausführungen zum Einsatz eines Fakturierungsprogramms. Dabei müssen keine bildhaften Kopien der Ausgangsrechnungen gespeichert und aufbewahrt werden, sofern die Anforderungen an das „bildliche Erfassen“ erfüllt sind und jederzeit auf Anforderung ein sogenanntes Rechnungsdoppel generiert werden kann.

Cloud-Lösungen sind nun zulässig

Erleichterung erhalten Unternehmen neuerdings auch bei der Wahl des eingesetzten Datenverarbeitungssystems. Bislang war vorgesehen, dass die Speicherung mittels eigener Hard- und Software erfolgt. Darauf kommt es aber nicht mehr an, denn das Bundesfinanzministerium reagiert auf die technologische Weiterentwicklung, wonach in einem zunehmenden Maße auch sogenannte Cloud-Systeme (ganz oder teilweise) genutzt werden. Deren Nutzung ist durch das Schreiben des BMF nun regelkonform. Wichtig ist es aber, auf den Standort des Servers zu achten. Liegt dieser im Ausland, muss ein Antrag beim Finanzamt gestellt werden – und zwar bei jeder möglichen Standortveränderung. Um Problemen vorzubeugen, ist es angeraten sich durch Vertragsklauseln über den Serverstandort abzusichern. Und es liegt natürlich auf der Hand, dass die Speicherung in einer Cloud aus Sicht der Finanzverwaltung nicht dazu führen darf, dass der Zugriff auf Daten eingeschränkt wird.

Portrait & Vita
Sebastian Loosen
Geschäftsführer, Diplom-Kaufmann (FH), Wirtschaftsprüfer, Steuerberater

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