Den Fiskus nicht einladen

Viele Unternehmen bedanken sich für die Leistungen der Be­legschaft mit einer Betriebsfeier und zeigen sich dabei als spen­dable Gastgeber. Jedoch sollten Chefs die Kosten nicht aus den Augen verlieren - und ein neues Finanzgerichtsurteil kennen.

Ob Weihnachtsfeier, Firmenjubi­läum oder Sommerfest: Eine Be­triebsfeier kann sich für Apothe­ken in vielerlei Hinsicht lohnen. Neben dem Zusammenhalt in der Belegschaft fördern solche Events die Identifikation mit dem Unter­nehmen und im Idealfall auch noch die Arbeitsmotivation. Folg­lich zeigen sich Firmenchefs bei der Planung gerne großzügig. Doch je opulenter die Feier aus­fällt, desto vorsichtiger müssen Gastgeber bei den steuerlichen Auswirkungen sein. Apothekenlei­ter sollten die Vorgaben des Fiskus genau kennen und einhalten. Schnell werden die Aufwendungen steuerpflichtig und das Finanzamt feiert kräftig mit. Mitarbeiter wissen es zu schätzen, wenn man ihnen etwas Besonde­res bietet. Nicht selten fallen hohe Summen an, etwa wenn Firmen auswärts in exklusivem Ambiente feiern oder ein Rahmenprogramm mit künstlerischen Darbietungen buchen. Aber: Wer bei den Kosten nicht aufpasst, muss womöglich im Nachhinein sogar noch drauf zahlen.

Maximal zwei Feiern pro Jahr

Der Fiskus sieht in Ausgaben für eine Betriebsfeier eine Zuwendung an die Mitarbeiter. Nur wenn die Aufwendungen pro Teilnehmer und Veranstaltung den Freibetrag von 110 Euro nicht überschreiten, bleibt das Finanzamt außen vor. Und nur dann können Apotheken auch den Vorsteuerabzug auf be­zahlte Rechnungen geltend ma­chen. Firmen können jährlich ma­ximal zwei Feiern für denselben Kreis von Begünstigten ausrichten. Finanzbeamte gehen dann in der Regel von einer sogenannten „Üblichkeit der Betriebsveranstaltun­gen“ aus. Eine dritte Betriebsver­anstaltung hingegen gilt sogar für jene Arbeitnehmer als Arbeitslohn, die an den ersten beiden Veranstaltungen nicht teilgenommen haben. Jeder Euro über dem Freibetrag ist Steuer- und sozialabgabenpflichtig. Diesen Betrag müssen Apotheken als zusätzlichen Arbeitslohn mit dem Monatsgehalt abrechnen. Oder sie versteuern die Kosten pauschal mit 25 Prozent zuzüglich Solidari­tätszuschlag und pauschaler Kir­chensteuer. Der Vorteil bei diesem Modell: Es fallen keine Sozialversi­cherungsbeiträge an.

Kurzfristige Absagen

Ein neues Gerichtsurteil könnte die Kostenkalkulation wesentlich erleichtern. Bislang müssen Unternehmen damit rechnen, dass bei einer kurzfristigen Absage von Teilnehmern die Aufwendungen auf weniger Köpfe umgelegt werden als geplant. Wer auf Nummer sicher gehen will, schöpft den Freibetrag bei der Planung nicht voll aus. Das Finanzgericht Köln teilt die Auffassung der Finanzverwal­tung nicht (Az. 3 K 870/17). Die Richter gehen davon aus, dass so­genannte „No-Show-Kosten“ nicht zulasten der Teilnehmer gehen dürfen. Jedoch ist gegen das Urteil ein Revisionsverfahren vor dem Bundesfinanzhof (BFH) anhängig (Az. VIR 31/18). Betroffene Unter­nehmen sollten bei entsprechen­den Steuerbescheiden Einspruch einlegen und mit Verweis auf das BFH-Verfahren das Ruhen des Ein­spruchsverfahrens beantragen. Auf diese Weise können sich Fir­men für den Fall eines steuerzah­lerfreundlichen Urteils ihre Rech­te sichern.

Alle Aufwendungen einbeziehen

Worauf sollten Verantwortliche bei der Kalkulation achten? Grund­sätzlich müssen sie alle externen Aufwendungen für die Betriebsfei­er einbeziehen. Dazu zählen Kos­ten, die Teilnehmern individuell zurechenbar sind wie etwa Speise­oder Getränkepauschalen. In die aufzuteilenden Gesamtkosten werden auch Aufwendungen für Be­gleitpersonen oder für Sachgeschenke an einzelne Mitarbeiter einbezogen. Letztere dürfen jedoch maximal 60 Euro kosten. Ansons­ten ist der komplette Betrag dem jeweiligen Arbeitnehmer indivlduell als Arbeitslohn zuzurechnen. Firmen müssen auch Ausgaben einbeziehen, die einen rechneri­schen Anteil für den äußeren Rah­men darstellen. Darunter fallen etwa Kosten für Saalmiete, Musik oder Dekoration. Die Summe aller Aufwendungen wird gleichmäßig auf die teilneh­menden Mitarbeiter aufgeteilt. Aber Vorsicht: Maßgeblich sind grundsätzlich nicht die Netto-Ausgaben, sondern immer die Brutto­beträge. Interne Selbstkosten des Arbeitgebers im Rahmen der Or­ganisation der Veranstaltung hin­gegen bleiben unberücksichtigt, also beispielsweise Aufwendungen für die Buchhaltung oder Perso­nalkosten für die Veranstaltungs­planung.

Das Einkommensteuergesetz defi­niert Betriebsfeiern als „Veranstal­tungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“. Sie müssen mithin allen Mitarbeitern offenstehen. Begrenzte Teilneh­merkreise akzeptieren Finanzbe­amte nur in Ausnahmefällen, etwa wenn bestimmte Abteilungen oder Fachgruppen feiern. Wichtig ist, dass einzelne Mitarbeiter nicht be­vorteilt oder benachteiligt werden. Besonders kritisch sind Finanzbe­amte bei Betriebsfeiern mit Geschäftspartnern oder freien Mitarbeitern. Anders als bei Angestellten ist deren Bewirtung nur eingeschränkt abzugsfähig. Fir­men sollten immer eine Teilneh­merliste erstellen, die den jeweili­gen Status genau aufschlüsseit. So lässt sich im Nachhinein kriti­schen Nachfragen von Finanzbe­amten leichter begegnen.

Quelle: Deutsche Apothekerzeitung

Korrespondenz mit:

Matthias Gehlen
Steuerberater
Tel.: 02166 971-0
Fax: 02166 971-200
E-Mail: mgehlen@wws-mg.de