Mit Tax Compliance bei der Praxis-Buchhaltung auf Nummer sicher gehen

Steuerliche Fehler werden immer strenger verfolgt. Schutz bietet ein innerbetriebliches Kontrollsystem, das die Einhaltung steuerlicher Vorgaben überwacht. Auch niedergelassene Ärzte sollten sich mit der Thematik befassen.

Gesetze, Urteile, Vorschriften: Ständig wechselnde Vorgaben machen es Selbständigen schwer, in Steuerangelegenheiten auf dem Laufenden zu bleiben. Leicht schleichen sich da in die Buchhaltung Fehler ein, die steuerliche Auflagen verletzen. Auf die Gnade des Finanzamts darf man leider nicht hoffen: Mit ausgefeilten Prüfverfahren werden Fehltritte immer öfter entdeckt und zudem immer häufiger an die Straf- und Bußgeldstelle weitergeleitet. Der Grund: Betriebsprüfer machen sich selbst strafbar, wenn sie im Verdachtsfall nicht die Steuerfahndung einschalten.

Ärzte stehen wegen der Umsatzsteuerproblematik derzeit besonders im Fokus. Die Erfahrung zeigt: Schnell interpretieren Finanzämter Fehler als vorsätzliche Steuerhinterziehung. Die möglichen Folgen reichen von hohen Nachzahlungen und Bußgeldern bis hin zu langwierigen Strafverfahren mit ungewissem Ausgang. Damit steigt auch für Unternehmer und Praxisinhaber der Handlungsdruck.

Wie kann man steuerliche Risiken minimieren?

Immer mehr Firmen minimieren die steuerlichen Risiken mit Hilfe eines Tax Compliance Management Systems (Tax CMS). Dabei handelt es sich um eine Art Leitfaden, der dazu dient, alle steuerrelevanten Prozesse zu optimieren und zu überwachen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Es passieren weniger Fehler und die Arbeitseffizienz wird optimiert. Ein Tax CMS schützt Praxisinhaber in vielen Fällen auch vor der persönlichen Haftung. Der Arbeitgeber/das Management haftet normalerweise persönlich für Fehler von Mitarbeitern. Laut einem aktuellen Erlass des Bundesfinanzministeriums kann ein innerbetriebliches Kontrollsystem als Indiz dafür gelten, dass kein bedingter Vorsatz für eine Steuerhinterziehung vorliegt (Az. IV A 3 – S 0324/15/10001).

Auch wenn ein Tax-CMS nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, kann es also trotzdem sinnvoll sein, so ein Kontrollsystem einzuführen. Für Viele stellt sich daher nicht die Frage, ob ein Tax CMS Sinn macht, sondern in welchem Umfang.

Das Fehlerrisiko wächst, wenn die Aktivitäten mehrerer Abteilungen und Zuständigkeiten ineinandergreifen und zudem eine Vielzahl von Prozessen automatisiert abläuft. Besonders fehlerträchtig sind die Bereiche Umsatz- und Lohnsteuer. Ein steuerliches Kontrollsystem kann hier einen Großteil der steuerlichen Risiken minimieren. Schon mit begrenzten Maßnahmen kann man viel erreichen. Bei der konkreten Ausgestaltung eines internen Kontrollsystems haben Ärzte freie Hand, da der Fiskus hierzu keine Vorgaben macht.

Wie gehen Niedergelassene am besten vor? Grundlage ist immer eine eingehende Analyse des Ist-Zustands mit dem steuerlichen Berater. Zunächst werden alle relevanten Abläufe und Zuständigkeiten beleuchtet und in einem Dokument erfasst. Dann erfolgt eine systematische Risikoanalyse, die alle steuerlichen Fallstricke identifiziert und gewichtet. Darauf aufbauend werden Prozessabläufe entwickelt und schriftlich niedergelegt, die mögliche steuerliche Gefahren erkennen und ausräumen helfen. Ergebnis ist in der Regel ein Tax Compliance Leitfaden, der alle Erkenntnisse und Maßnahmen zusammenfasst und klare Verhaltensregeln vorgibt.

Tax Compliance steht und fällt damit, wie es in der Praxis gelebt wird. Praxisinhaber sollten also sicherstellen, dass betroffene Mitarbeiter das Kontrollsystem kennen und alle Vorsichtsmaßnahmen beherzigen. Hilfreich sind regelmäßige Schulungen, die für steuerliche Risiken sensibilisieren und Handlungssicherheit vermitteln. Zudem sollten sie jährlich prüfen, ob ihr Tax CMS den aktuellen Anforderungen genügt und gegebenenfalls nachjustieren. Ziel sollte neben optimierten Abläufen immer sein, dass Mitarbeiter in der Buchhaltung ein geschärftes Bewusstsein für steuerliche Stolperfallen entwickeln und mit Weitblick agieren.

Quelle: Arzt & Wirtschaft

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Dr. Stephanie Thomas

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