Aufbewahrungsfrist – Achtung bei der Entsorgung von Unterlagen!

Die ersten Wochen des Jahres nutzen viele Ärzte, um in den Unterlagen für Ordnung zu sorgen. Werden Dokumente allerdings zu früh ausgemistet, drohen erhebliche Nachteile, warnt die Wirtschaftskanzlei WWS. Arztpraxen sind wie alle Unternehmen verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen Zeitraum von sechs oder zehn Jahren aufzubewahren.

Die Frist beginnt in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Geschäftsunterlagen erstellt oder empfangen wurden. Jahresabschlüsse des Geschäftsjahres 2000 oder früher können in 2012 bedenkenlos entsorgt werden.

Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach Ende der Vertragsdauer. ,,Nicht immer werden Beginn und Dauer der Aufbewahrungsfrist korrekt bestimmt", betont Rechtsanwalt und Steuerberater Thomas Heidberg. „Sicherheitshalber sollten Unternehmer alle Geschäftsdokumente zehn Jahre lang aufbewahren."

In bestimmten Fällen sind Unterlagen über die Aufbewahrungsfristen hinaus auf unbestimmte Zeit aufzubewahren. Dies gilt etwa bei einer laufenden Außenprüfung, einem Einspruchsverfahren oder wenn die Steuerfestsetzung noch vorläufig ist. Es ist zudem von Vorteil, Kontoauszüge länger zu archivieren. Sie dienen als sicherer Nachweis, etwa wenn GmbH-Gesellschafter Einzahlung oder Erhöhung des Stammkapitals gegenüber dem Finanzamt belegen müssen.