Belege nicht vorschnell vernichten

Ausgabe 11/2012 (November)

Viele Ärzte sortieren zum Jahreswechsel alte Belege. Quittungen Und Rechnungen aus- Was in den Reißwolf kann, und was besser nicht.

Den Jahreswechsel nutzen viele Praxisinhaber, um auf dem Schreibtisch oder in der Ablage für Ordnung zu sorgen. So bleiben wichtige Belege griffbereit und es entsteht Platz für neue Unterlagen. Werden Dokumente allerdings zu früh ausgemistet, drohen erhebliche Nachteile, warnt die Mönchengladbacher Wirtschaftskanzlei WWS.
Thomas Heidberg

Zum Jahreswechsel 2012/2013 müssen Praxen besonders aufpassen. Es steht eine Verkürzung der Ausbewahrungsfristen im Raum, die allerdings noch nicht rechtskräftig ist. Das Jahressteuergesetz 2013 sieht vor, die zehnjährige Aufbewahrungsfrist zunächst auf acht (in den Jahren 2013 bis 2015) und anschließend dauerhaft auf sieben Jahre (ab 2015) zu verkürzen. Doch ob die gesetzlichen Neuregelungen wie geplant mit Wirkung ab dem 1. Januar 2013 in Kraft treten, ist noch offen.

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Vorsicht: In bestimmten Fällen sind Unterlagen über die Aufbewahrungsfristen hinaus auf unbestimmte Zeit aufzubewahren. Dies gilt etwa bei einer laufenden Außenprüfung, einem Einspruchsverfahren oder wenn die Steuerfestsetzung noch vorläufig ist. Es ist zudem von Vorteil, Kontoauszüge länger zu archivieren. Sie dienen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen als sicherer Nachweis, etwa wenn Gesellschafter Einzahlung oder Erhöhung des Stammkapitals gegenüber dem Finanzamt belegen müssen.

Private Dokumente sind von Aufbewahrungspflichten in der Regel nicht betroffen. Lediglich Rechnungen für Arbeiten an Haus und Wohnung sind zwei Jahre lang aufzubewahren. (...)