Belege nicht vorschnell vernichten

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, alte Belege, Quittungen und Rechnungen auszusortieren. Was kann man entsorgen, was sollte man besser aufbewahren?

Das Frühjahr nutzen viele selbstständige Zahntechniker, um auf dem Schreibtisch oder in der Ablage für Ordnung zu sorgen. So bleiben wichtige Belege griffbereit und es entsteht Platz für neue Unterlagen. Werden Dokumente allerdings zu früh ausgemistet, drohen erhebliche Nachteile, warnt die Mönchengladbacher Wirtschaftskanzlei WWS.

Dentallabors sind verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen Zeitraum von sechs oder zehn Jahren aufzubewahren. Die Frist beginnt in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Geschäftsunterlagen erstellt oder empfangen wurden. Jahresabschlüsse des Wirtschaftsjahres 2000 oder früher etwa können 2012 bedenkenlos entsorgt werden. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist erst nach Ende der Vertragsdauer. Nicht immer werden Beginn und Dau-er der Aufbewahrungsfrist korrekt bestimmt. Schnell landen Unterlagen zu früh im Reißwolf.

Besondere Vorsicht ist bei Lieferscheinen gefragt: Hier sind unterschiedliche Fristen zu beachten. Grundsätzlich gilt für Lieferscheine eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Sofern die Lieferscheine allerdings die Rechnung ergänzen, weil dort hinsichtlich des Lieferzeitpunktes auf den Lieferschein verwiesen wird, sind diese Bestandteil von Buchungsunterlagen. Dann gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Sicherheitshalber sollten Zahntechniker alle Geschäftsdokumente zehn Jahre lang aufbewahren.

In bestimmten Fällen sind Unterlagen über die Auf-bewahrungsfristen hinaus auf unbestimmte Zeit aufzubewahren. Dies gilt etwa bei einer laufenden Außenprüfung des Dentallabors, einem Einspruchsverfahren oder wenn die Steuerfestsetzung noch vorläufig ist. Es ist zudem von Vorteil, Kontoauszüge länger zu archivieren. Sie dienen auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen als sicherer Nachweis. Wird das Dentallabor in der Rechtsform der GmbH geführt, kann der Gesellschafter mit dem Kontoauszug gegenüber dem Finanzamt etwa die Einzahlung oder Erhöhung des Stammkapitals nachweisen.

Für Zahntechniker empfiehlt sich eine systematische Ablage von Dokumenten. Oft hilft schon ein einfaches Prinzip: Alle Unterlagen sollten sinnvoll gegliedert und nach Jahren geordnet werden. So werden zusammenhängende Unterlagen nicht vorschnell entsorgt und lassen sich bei Bedarf schnell auffinden. Eine gut sortierte Dokumentenablage dient insbesondere auch der Überwachung und Sicherung von Zahlungsansprüchen, die der Zahntechniker gegenüber dem Zahnarzt hat. Zahlungsansprüche verjähren nach drei Jahren. Die Frist beginnt am 31.12. des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Zahnarzt hiervon Kenntnis erlangt hat. Zahntechniker sollten zudem das Gewährleistungsrisiko im Blick behalten. Auf zahntechnische Leistungen ist das werkvertragliche Gewährleistungsrecht anwendbar. Der Zahntechniker hat gegenüber dem Zahnarzt eine zweijährige Gewährleistungspflicht. Bei arglistigem Verschweigen von Mängeln verlängert sich die Frist auf drei Jahre. Die Frist beginnt im Fall der Neuherstellung zahntechnischer Produkte mit deren Ablieferung oder im Fall der Reparatur mit der Abnahme durch den Zahnarzt.