08.2015
Digitale Rechnungen rufen den Fiskus auf den Plan
Elektronische Rechnungen werden immer mehr zur Selbstverständlichkeit. Dabei wird oft übersehen, dass auch der Rechnungsempfänger strenge Regeln beachten muss, sonst droht Ärger mit dem Fiskus.
Mönchengladbach. Während Rechnungsaussteller vor Start des sogenannten „E-Invoicing“ - der digitalen Rechnungsstellung - eingehende Vorbereitungen treffen müssen, flattern digitale Abrechnungen Empfängern zum Teil unvermittelt ins Haus. Empfänger elektronischer Rechnungen sollten die steuerlichen Pflichten jedoch keinesfalls unterschätzen, warnt die Wirtschaftskanzlei WWS in Mönchengladbach. Denn der Empfang elektronischer Abrechnungsdokumente birgt einige steuerliche Fallstricke. Die mitunter zu Steuernachzahlungen oder Bußgeldern führen können.
Archivierung auf Papier reicht nicht
Grundsätzlich müssen digitale Rechnungen die gleichen formalen Rechnungskriterien erfüllen wie Papierrechnungen. Leicht werden bei der Belegprüfung am Bildschirm Fehler übersehen. Es ist daher sinnvoll, allen Praxismitarbeitern, die die Rechnungen prüfen. Checklisten an die Hand zu geben, mit denen sie die formale und inhaltliche Richtigkeit lückenlos prüfen können. Darüber hinaus müssen Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Dokuments sicherstellen. Dies kann eine elektronische Signatur oder die Übermittlung per Electronic Data Interchange (EDD-Ver- fahren automatisch gewährleisten.
Neben der Rechnungskontrolle erfordert auch die Archivierung digitaler Rechnungen erhöhte Aufmerksamkeit. Der Ausdruck eines digitalen Dokuments auf Papier und die anschließende Belegablage reichen aus Sicht der Finanzverwaltung für Archi- vierungszwecke nicht aus. Eine elektronische Rechnung muss grundsätzlich in dem Datenformat aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sein, in dem sie empfangen wurde. Die Folge: Betriebe - also auch Arztpraxenmüssen auch die Softwareprogramme zur Anzeige und Auswertung der Dateien während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren Vorhalten. Andernfalls kann es spätestens bei einer Betriebsprüfung zu bösen Überraschungen kommen.
Vorsicht mit Buchungsvermerken
Viele Rechnungssteller versenden Abrechnungen zudem per E-Mail Bisweilen enthält auch die E-Mail steuerrelevante Daten wie etwa einen Hinweis auf Skonto. Dann müssen Rechnungsempfänger nicht nur die digitale Rechnung, sondern auch die E-Mail mit allen Anhängen und Verknüpfungen aufbewahren. Verstöße gegen die Aufbewahrungsvorschriffen gelten als Ordnungswidrigkeit. Bei nachlässiger Handhabung ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Zudem können die Finanzbehörden Geldbußen von bis zu 5000 Euro verhängen.
Auch für die Bearbeitung eingehender digitaler Rechnungen machen die Einanzbehörden strenge Vorgaben. Das Anbringen von Informationen wie Buchungsvermerken. Indexierungen oder Barcodes darf keinen Einfluss auf die Lesbarkeit des Origi- nalzustands haben. Die Betriebe müssen alle elektronischen Bearbeitungsvorgänge protokollieren und zusammen mit dem digitalen Dokument abspeichern. Nur so ist die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit des Originals und seiner Ergänzungen gewährleistet.
Versteckt In den AGBs
Praxen müssen elektronische Rechnungen aber nicht zwangsläufig dulden. Der Rechnungsaussteller muss vorab das Einverständnis des Empfängers einholen. Doch Vorsicht: Eine Zustimmung kann auch durch die Anerkennung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen erfolgen, die den Versand digitaler Rechnungen einschließt.
Quelle: Ärzte Zeitung
Korrespondenz mit:
Geschäftsführer, Diplom-Kaufmann (FH), Wirtschaftsprüfer, Steuerberater